Guide pratique · Littlab One
Définir les rôles et les validations de votre organisation
Qui peut consulter, préparer, modifier ou valider un dossier ? La réponse se construit à partir du travail réel. Dans Efavi, les règles de gestion et les interventions d’Efavi AI doivent correspondre aux responsabilités de chacun. Ce guide aide à préparer une matrice d’accès et des exemples à tester, avant de traduire ces choix dans la configuration.
1. Partir des tâches, puis construire les rôles
Listez les tâches d’un parcours plutôt que de recopier uniquement l’organigramme. Un commercial prépare une offre ; un responsable autorise une exception ; la finance vérifie les conditions de règlement. Distinguez lire, créer, modifier, valider, annuler et exporter lorsque ces opérations existent. Accordez les droits nécessaires au travail attendu, puis justifiez les accès supplémentaires. Un même utilisateur peut cumuler plusieurs rôles : examinez leur effet combiné avant de conclure que chaque rôle est limité.
- Nommer un responsable pour chaque rôle et préciser les tâches qu’il couvre.
- Réserver les accès d’administration aux personnes qui en ont effectivement besoin.
- Prévoir les arrivées, changements de poste et départs dans la revue des accès.
2. Préciser les données accessibles à chaque personne
Pouvoir lire un type de document ne signifie pas devoir lire tous les dossiers de l’entreprise. Précisez le périmètre attendu : société, territoire, clients ou autres références concernées. Les restrictions par utilisateur et les permissions sur les champs complètent les droits attribués aux rôles, selon la configuration retenue. Examinez aussi les rapports, exports et documents partagés. La discrétion d’un menu ou l’absence d’un bouton ne suffit pas à décrire une règle d’accès.
- Distinguer les dossiers consultables des opérations autorisées sur ces dossiers.
- Identifier les informations sensibles et les personnes qui doivent réellement les voir.
- Préparer des exemples de dossiers accessibles et de dossiers qui doivent rester exclus.
3. Décrire les décisions et les exceptions
Pour chaque validation importante, définissez l’état de départ, les conditions et le rôle habilité à décider. Un seuil de dépense ou une remise exceptionnelle peut modifier le circuit. Précisez aussi ce qui se passe après un refus, une correction ou l’absence du responsable. Les workflows métier organisent ces transitions ; une conversation ou une notification sert à informer et à préparer la décision. Leur réception ne doit pas être confondue avec une autorisation d’agir.
- Séparer préparation et approbation lorsque votre organisation l’exige.
- Décrire les règles de remplacement avec leur périmètre et leur durée.
- Prévoir les retours pour correction, les blocages et la personne à solliciter.
4. Vérifier les accès avec les utilisateurs et l’assistant
Testez des comptes représentatifs dans l’environnement convenu, avec des opérations qui doivent réussir et d’autres qui doivent être refusées. Vérifiez les dossiers, les champs, les exports et les transitions sensibles. Efavi AI facilite les opérations autorisées ; une demande dans le chat ne crée pas un droit supplémentaire. Reprenez donc les mêmes situations avec l’assistant, sans élargir les permissions pour faire passer un test. Consignez les écarts et refaites les contrôles après une modification des rôles ou du circuit.
- Faire confirmer les résultats par le responsable métier concerné.
- Vérifier qu’un utilisateur conserve le bon périmètre lorsqu’il cumule plusieurs fonctions.
- Documenter les changements acceptés et prévoir une revue lorsque les responsabilités évoluent.
À préparer avec votre équipe
Une base commune
pour le prochain échange.
- Une liste de tâches et d’opérations attendues pour chaque rôle.
- Un périmètre explicite de dossiers, champs et exports accessibles.
- Des validations, seuils et responsables de remplacement identifiés.
- Des tests d’actions autorisées et refusées, y compris avec Efavi AI.
- Une validation métier et une méthode pour réexaminer les accès.