Guide pratique · Littlab One
Préparer une reprise de données utile à vos équipes
Avant de transférer des fichiers, décidez quelles informations doivent permettre de travailler dans le nouvel environnement. Pour Efavi, la plateforme ERP déployée avec l’offre Littlab One, une reprise se prépare avec les personnes qui connaissent les clients, les articles, les opérations et les chiffres. Ce guide vous aide à réunir les bonnes pièces pour le cadrage, sans supposer que tout l’historique doit être importé.
1. Inventorier les sources et désigner leurs responsables
Commencez par une liste des outils et fichiers utilisés : logiciel de gestion, tableurs, annuaires, catalogues ou dossiers partagés. Pour chaque source, notez le contenu, la date d’extraction, le propriétaire métier et la personne capable de corriger une erreur. Séparez ce qui sert encore au quotidien, les opérations ouvertes et les archives à conserver autrement. Un export récent ne devient pas une référence fiable tant que son périmètre et son responsable restent incertains.
- Identifier le fichier de référence lorsque plusieurs équipes entretiennent des versions différentes.
- Préciser les sociétés, périodes et catégories incluses dans chaque extraction.
- Choisir qui fournit, qui corrige et qui accepte chaque ensemble de données.
2. Nettoyer sans perdre les références d’origine
Travaillez sur une copie préparée pour la reprise et conservez les originaux. Repérez les doublons, champs vides et variations de présentation qui empêchent de rapprocher deux lignes. Des libellés proches ne suffisent pas à décider qu’il s’agit du même client ou article : faites confirmer les regroupements. Harmonisez dates, unités et coordonnées selon une convention écrite. Gardez une référence permettant de retrouver la ligne source après une correction ou un import d’essai.
- Conserver les identifiants utiles et expliquer les décisions de fusion ou d’exclusion.
- Faire traiter les valeurs inconnues par leur responsable plutôt que les inventer.
- Définir un emplacement de partage et limiter l’accès aux personnes concernées.
3. Préparer les correspondances et les liens
Une colonne source peut changer de nom, de format ou de sens dans le système cible. Préparez un tableau de correspondance qui précise le champ attendu, sa signification, la transformation retenue et la personne qui la valide. Examinez aussi les relations : une commande renvoie à un client, ses lignes à des articles et ses montants à une devise. L’ordre de préparation doit tenir compte de ces dépendances, ainsi que des référentiels et modèles d’import retenus.
- Documenter les correspondances de clients, articles, unités, comptes et sociétés concernés.
- Distinguer les nouvelles fiches des mises à jour de fiches déjà présentes.
- Faire examiner les soldes et règles comptables par les responsables financiers.
4. Tester puis accepter avec des critères métier
Préparez un échantillon qui couvre des situations ordinaires et des exceptions utiles : plusieurs adresses, livraison partielle ou règlement déjà affecté. L’essai se déroule dans l’environnement convenu, avec des contrôles de quantités, montants et liens. Une importation terminée ne prouve pas que le dossier est exploitable. Faites retrouver les informations par les utilisateurs concernés, consignez les écarts et décidez qui autorise la reprise finale. Prévoyez aussi comment traiter les changements intervenus depuis l’extraction.
- Fixer les critères d’acceptation avant l’essai et conserver les résultats des contrôles.
- Attribuer chaque écart à un responsable avec une correction à vérifier.
- Définir la date de référence et le traitement des opérations encore en mouvement.
À préparer avec votre équipe
Une base commune
pour le prochain échange.
- Des sources identifiées, datées et rattachées à un responsable métier.
- Des copies nettoyées, avec les originaux et identifiants conservés.
- Des correspondances de champs et de référentiels expliquées.
- Un échantillon et des critères de contrôle préparés avec les utilisateurs.
- Une personne habilitée à accepter les résultats et la reprise finale.